مقاله بررسی تاثیر بکارگیری اتوماسیون اداری بر بهره روی کارکنان

فرمت فایل : ورد- word

قابل ویرایش

تعدادصفحات : 9 صفحه

بخشی از متن :

چکیده

در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم ، و گر نه بهای سنگینی بابت عدم تغییر پرداخت خواهیم کرد. ( دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری: پیام مدیریت). امروزه ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی، به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد. مسلماً با تسهیل فرایند انجام کارها ، یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی است ، حاصل می شود. بنابراین تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی ، دو شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بر دارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی(درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن کارهای درست) و اثر بخشی(کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست) است ، یعنی هم متضمن کارایی است و هم اثر بخشی (صرافی زاده و علیپور،1388) . بهره وری یعنی استفاده بهینه از منابع گوناگون جهت تولید کالاها و خدماتی که رضایت مصرف کنندگان را جلب کند، رضایت شغلی کارکنان را به حداکثر برساند و مطلوبیت زندگی کارکنان را در همه ابعاد آن، افزایش دهد. به طور کلی بهره وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت درون داد بر برون داد یک فرد ، واحد و سازمان یا یک ملت به کار گرفته می شود. در این صورت اگر میزان تولید و خدمات یک سازمان بیش از مجموعه میزان نیروی کار ،سرمایه ، مواد و وسایلی باشد که به کار گرفته است ، می گوییم سازمان مورد نظر ، بهره وری دارد. یکی از عواملی که می تواند در افزایش بهره وری نقش مهمی ایفا کند، تکنولوژی اطلاعات است. از عمده دلایل کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط های اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند.

تعریف واژه‏ها و اصطلاحات فنی و تخصصی (به صورت مفهومی و عملیاتی):

اتوماسیون اداری ( Office Automatic ):

مکانیزمی است در راستی بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان ، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درونی سازمانی .(تعریف عملیاتی)

اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.(تعریف مفهومی)

بهره وری :

بهره وری خارج قسمت ستاده به یکی از عوامل تولید است بدین ترتیب می توان از بهره وری سرمایه ، بهره وری سرمایه گذاری ، بهره وری سود، خام و نیروی انسانی ، بسته به این که ستاده در ارتباط با کدامیک از عوامل تولید باشد ، نام برد.(تعریف عملیاتی(

بهره وری در لغت به معنی قدرت تولید و بارور بودن و مواد بودن به کاررفته و در ادبیات فارسی بهره وری ، با فایده بودن و سود برندگی معنی شده است.(تعریف مفهومی(

مقدمه :

اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات ITبه بروکراسی اداری است ، ایده ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد (رحیمی کیا و همکاران ،1390). اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت های اداری می باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت های سازمان ، افزایش بهره وری ، افزایش سودآوری ، بهینه سازی کارکنان ، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می شود .

بخشی ازعمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون به گونه ای طراحی و تولید گردیده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند . امروزه کامپیوترها در زمینه های بسیاری از جهت سرعت و دقت از انسان ها پیشی گرفته اند آن ها می توانند مسایل ساده و تکراری به سرعت و با حوصله حل کنند و محاسبات پیچیده را انجام دهند(شیخ بکلو ، بدون نیاز به حضور فیزیکی و مستمر انجام داد که این ویژگی بر کوتاه شدن فواصل زمانی و مکانی به عنوان یک ابر شاهراه تاکید دارد. سیستم های اتوماسیون اداری از این طریق موجب آسان شدن روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می شوند.